<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1637659876558231&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Onnistu webinaarin järjestämisessä – ota talteen asiantuntijan käytännön vinkit

MyMa-Blogi_laptop_1200x628Webinaarien suosio on ollut jo jonkin aikaa kovassa kasvussa – etenkin nyt, kun vallitseva poikkeustilanne kannustaa yrityksiä muuntamaan perutut tapahtumat virtuaaliseen muotoon. Webinaarien järjestämiseen on tarjolla useita erilaisia vaihtoehtoja ja toteutustapoja. Mistä lähteä liikkeelle? Koostimme yhteen vinkit, jotka olemme todenneet toimivimmiksi. Kerromme erityisesti GoToWebinar-webinaariohjelmistosta, jolla olemme itse järjestäneet jo monta webinaaria onnistuneesti.

Valitse sopiva työkalu

Webinaarityökaluissa riittää valinnanvaraa. Monessa yrityksessä on jo entuudestaan käytössä Microsoft Teams, joka on näppärä ja helppokäyttöinen työväline etäkokousten ja -koulutusten pitämiseen. Muitakin työkaluja kannattaa kuitenkin tutkia, sillä niiden ominaisuudet tarjoavat runsaasti mahdollisuuksia esimerkiksi liidien keräämiseen ja jälkimarkkinointiin.

Maksullisella GoToWebinar-webinaariohjelmistolla voit hoitaa koko webinaarin kätevästi alusta loppuun siten, että yrityksellenne arvokkaat liidit jäävät talteen. Työkalun avulla voit luoda lomakkeet ja muistutusviestit, seurata ilmoittautumisia, toteuttaa ja nauhoittaa webinaarin sekä jälkimarkkinoida sitä kiitosviestien ja tallenteen muodossa. Kaiken tämä lisäksi työkalu kerää analytiikkaa webinaarin koko elinkaaren ajalta. Jos yrityksellänne on käytössä HubSpot CRM-järjestelmä, suosittelemme yhdistämään sen GoToWebinarin kanssa. Näin osallistujien yhteystiedot saa tallennettua näppärästi saman katon alle. 

Webinaarin järjestäminen ei vaadi kallista kalustoa. Riittää, että sinulla on vähintään nämä:

  • alusta webinaaria varten, esim. GoToWebinar
  • webkamera
  • mikrofoni
  • nettiyhteys.

Webinaariin valmistautuminen

Kuten minkä tahansa onnistuneen tapahtuman järjestäminen, myös webinaarissa onnistuminen vaatii huolellista ennakkovalmistautumista ja hyvän suunnitelman.  

Valmistelut alkavat webinaarin ajankohdan valitsemisesta sekä tarvittavien lomakkeiden ja sähköpostiviestien luomisesta. GoToWebinar on tehnyt valmistautumisesta erittäin helppoa. Järjestäjän tarvitsee vain täydentää valmiita tekstikenttiä haluamillaan sisällöillä ja klikkailla eri asetukset tarpeidensa mukaan. Työkalun avulla voi myös muokata lomakkeet yrityksen ilmeen mukaisiksi sekä laatia palautelomakkeita, kyselyitä tai äänestyksiä, joita voi hyödyntää webinaarin aikana ja sen jälkeen.

GoToWebinarissa on harjoittelutila, jossa järjestäjä voi opetella työkalun käyttämistä ennen h-hetkeä. Harjoittelutilassa on hyvä testata eri webkamera- ja mikrofonivaihtoehtoja, valaistusta sekä näytön ja diaesityksen jakamista. Halutessasi voit ottaa myös kollegasi mukaan harjoittelemaan.

Webinaarin aikana

Järjestäjä voi esittää webinaarissa PowerPoint-esityksen tai muun esitysmateriaalin näytönjaon avulla samalla tavalla kuin Teams-kokouksessa. Halutessasi voit ladata esitysmateriaalin GoToWebinariin jo etukäteen, jolloin osallistujat voivat ladata sen itselleen webinaarin aikana.

GoToWebinarissa vain webinaarin järjestäjällä on oikeus käyttää webkameraa. Osallistujat eivät siis voi käyttää webkameraa tai mikrofonia, mutta kommunikointi onnistuu chatin välityksellä. Osallistujia voikin aktivoida kyselyillä tai viittausominaisuudella. Järjestäjä voi luoda etukäteen lyhyen kyselyn, johon hän voi pyytää osallistujia vastaamaan webinaarin aikana, tai kysyä osallistujien mielipiteitä aiheeseen pyytämällä heitä nostamaan virtuaalisen kätensä.

Suosittelemme hyödyntämään GoToWebinarin nauhoitusominaisuutta ja nauhoittamaan webinaarin markkinointia varten. Nauhoite tallentuu käyttäjätilin videokirjastoon, josta sen voi ladata tai jakaa jälkikäteen. Järjestäjän täytyy kuitenkin varmistaa, että nauhoitus käynnistyy webinaarin alkaessa.

Webinaarin jälkeen

Webinaarin jälkeen on aika lähettää osallistujille kiitosviesti, pyytää palautetta ja analysoida tuloksia. Työkalu kerää osallistujista dataa aina ilmoittautumisesta webinaarista poistumiseen asti. Datan avulla järjestäjä pystyy seuraamaan analytiikkaa ja kehittämään tulevaisuuden webinaareja tietojen pohjalta.

Webinaarissa kuvattua tallennetta voi hyödyntää monella tapaa yrityksen markkinoinnissa. Sen voi esimerkiksi lähettää webinaarin osallistujille kiitosviestin yhteydessä tai lisätä oppaan lailla yrityksenne seuraavaan uutiskirjeeseen, verkkosivulle tai blogiin.

Avainsanat: webinaari